Nachweis der Elterneigenschaft

Es gilt der Grundsatz: Wer die Elterneigenschaft nicht nachweist, gilt als kinderlos. Bei Beschäftigten ist die Elterneigenschaft gegenüber dem Arbeitgeber nachzuweisen, sofern sie ihm nicht bereits aus anderen Gründen bekannt ist.

Wird die Elterneigenschaft bei Einsetzen der Beitragspflicht ab der Vollendung des 23. Lebensjahres oder bei Geburt eines Kindes innerhalb von drei Monaten nachgewiesen, setzt die Beitragspflicht nicht ein bzw. gilt der Nachweis mit Beginn des Monats der Geburt als erbracht. Erfolgt der Nachweis erst später, ist der Beitragszuschlag bis zum Ende des Monats zu zahlen, in dem die Elterneigenschaft nachgewiesen wird.

Für den Nachweis der Elterneigenschaft werden alle geeigneten Urkunden und Nachweise berücksichtigt, also z. B. Heirats- oder Geburtsurkunden, Kindergeldbescheide, Auszüge aus dem Stammbuch, Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der ELStAM-Datenbank (Eintrag eines oder eines halben Kinderfreibetrages).

Das gilt für die Entgeltunterlagen

Die Nachweise über die Elterneigenschaft gehören zu den Entgeltunterlagen und sind vom Arbeitgeber aufzubewahren. Ein Vermerk wie z. B. „als Nachweis hat vorgelegen ...“ ist nicht ausreichend. Die Elterneigenschaft muss sich aus den Entgeltunterlagen nachprüfbar ergeben. Der Nachweis ist für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses des jeweiligen Arbeitnehmers und darüber hinaus bis zum Ablauf von weiteren vier Kalenderjahren aufzubewahren.