Nachweisgesetz – Reform zum 1.8.2022

Umsetzung in der Praxis

Was gilt bei bestehenden Arbeitsverträgen?

Bei Arbeitsverhältnissen, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden, müssen Arbeitgeber auf Verlangen der Beschäftigten innerhalb von sieben Tagen alle besonders wichtigen Angaben zum Inhalt des Arbeitsverhältnisses machen:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer der Probezeit
  • Dauer und Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
  • Arbeitsort
  • Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit sowie Regelungen zur Arbeit auf Abruf sowie die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden

Für Angaben zu den weiteren Bestandteilen des Arbeitsverhältnisses haben die Arbeitgeber immerhin einen Monat Zeit. Im Ergebnis müssen damit auch schriftliche Altverträge, deren Inhalt nicht vollständig oder aktuell ist, geändert und angepasst werden.

Schriftform

Als Begleiterscheinung der Reform des Nachweisgesetzes (NachwG) werden Arbeitgeber de facto verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrages klassisch niederzuschreiben, die Niederschrift per Hand zu unterzeichnen und den Beschäftigten danach in Papierform zu übergeben. Abweichend von europäischen Vorgaben reicht die elektronische oder digitale Form nämlich nicht aus – ein Rückschritt, denn in vielen deutschen Unternehmen ist es längst üblich, Arbeitsverträge digital zu bearbeiten und zu verwalten, wenn alle im NachwG geforderten Informationen enthalten sind.

Auch wenn sich das Schriftformerfordernis nur auf die im NachwG gelisteten Informationen bezieht und nicht auf die Arbeitsverträge der Beschäftigten selbst, so dürften die Neuregelungen dazu führen, dass Arbeitsverträge in der Praxis nur noch in Schriftform geschlossen werden. Alles andere wäre doppelte Arbeit und deshalb wenig sinnvoll.

Umsetzung der Vorgaben

Die neuen Regeln gelten ohne Übergangsfrist ab dem 1. August 2022 bei allen Neueinstellungen, sofern die Beschäftigten keinen detaillierten Arbeitsvertrag erhalten. Wo dies nicht der Fall ist, muss schon am ersten Arbeitstag eine Niederschrift mit den wesentlichen Informationen über Namen und Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit übergeben werden. Die weiteren Nachweise muss der Arbeitgeber spätestens nach sieben Kalendertagen vollständig vorlegen.

Sofern sich in bestehenden Arbeitsverhältnissen nach dem 1. August 2022 wesentliche Vertragsbedingungen ändern, sind diese den Beschäftigten spätestens an dem Tag schriftlich mitzuteilen, an dem sie wirksam werden.

Was gilt bei Verstößen?

Wer bisher die Feinheiten des NachwG nicht ausreichend beachtet hatte, musste praktisch keine Sanktionen fürchten. Damit ist es nun vorbei. Verstöße gelten seit dem 1. August 2022 als Ordnungswidrigkeit und können ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR pro Fall nach sich ziehen – also für jedes Arbeitsverhältnis!

Auswirkungen auf weitere Bereiche

Weitere Änderungen ergeben sich durch das „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union im Bereich des Zivilrechts” u. a. in der Gewerbeordnung sowie im

Praxistipp

Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen müssen die besonders wichtigen Angaben zum Arbeitsverhältnis nur dann schriftlich an die Arbeitnehmer übergeben werden, wenn diese ihren Arbeitgeber explizit dazu auffordern. Für diese Fälle empfiehlt es sich, entsprechende Vorkehrungen zu treffen, um bei Bedarf fristgerecht reagieren zu können.