Umsetzungsphase 2: Krankenkasse an den Arbeitgeber

Wurde der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer über das Vorliegen einer AU informiert, kann ein entsprechender Abruf bei der Krankenkasse erfolgen, wobei jede einzelne AU-Bescheinigung (Erst- und Folgebescheinigungen) separat abgefordert werden muss. Aufgrund der Abfrage erfolgt durch die Krankenkasse regelmäßig eine vollautomatische Übermittlung der in ihrem Bestand vorliegenden AU-Zeiten bzw. Zeiten eines stationären Krankenhausaufenthaltes. Die Steuerung, welcher AU-Zeitraum abgerufen werden soll, erfolgt dabei über das Feld AU_ab_AG. Um einen Abruf zielgenau vorzunehmen, muss daher dahingehend unterschieden werden, ob vor dem aktuellen Abruf bereits laufend eine AU bestand oder eine Arbeitsfähigkeit vorlag.

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist vom Arbeitgeber im Feld AU_ab_AG der erste Tag der ihm vorliegenden AU anzugeben. Hierbei ist zu beachten, dass durch zu frühe Abrufe Rückmeldungen mit dem Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“ erzeugt werden können, welche regelmäßig zu Mehrarbeiten aufgrund der erforderlichen Aufklärung führen. Diese Fehlabrufe sollten daher zwingend vermieden werden, weshalb insbesondere für Arbeitnehmer, welche vom Arbeitgeber nicht zu einer vorzeitigen Anzeige (§ 5 EFZG) aufgefordert sind, eine Abfrage erst ab dem fünften Tag der AU erfolgen sollte. Hintergrund ist, dass der Arbeitnehmer spätestens am vierten Tag einer AU den Arzt aufgesucht haben und noch ein weiterer Tag für die Verzögerung der Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse hinzugerechnet werden muss. Liegt demnach zum Zeitpunkt der Abfrage immer noch nichts vor, besteht entweder ein Störfall, es liegt eine Lebenslage ohne eAU vor oder es handelt sich um eine nicht nachgewiesene Abwesenheit.

Folgeerkrankungen: Lag vor dem aktuellen Zeitpunkt bereits eine AU vor, dann ist vom Arbeitgeber im Feld AU_ab_AG der Tag nach dem Ende der vorherigen AU anzugeben.

Prüfung durch die Krankenkassen

Die Krankenkassen prüfen aufgrund der Abfrage des Arbeitgebers, inwieweit eine Versicherung vorliegt. Liegt keine vor, wird dies dem Arbeitgeber entsprechend mitgeteilt und eine erneute Abfrage bei der korrekten Krankenkasse ist erforderlich. Liegt eine Versicherung hingegen vor, erfolgt eine Prüfung in drei Schritten:

Schritt 1

Fällt der Beginn der AU beim Arbeitgeber (Angabe im Datenfeld AU_ab_AG) direkt auf den Beginn der AU bei der Krankenkasse,  wird diese AU zurückgemeldet.

Schritt 2

Wurde kein AU-Zeitraum nach Schritt 1 festgestellt, erfolgt die Prüfung, ob der vom Arbeitgeber gemeldete Beginn der AU in einen laufenden AU-Zeitraum fällt. Ist dies der Fall, wird die eAU für die entsprechende Abfrage zurückgemeldet.

Schritt 3

Konnte sowohl nach Schritt 1 als auch Schritt 2 kein AU-Zeitraum festgestellt werden, prüft die Krankenkasse, ob AU-Zeiten innerhalb von 5 Tagen nach dem vom Arbeitgeber gemeldeten Beginn vorliegen und übermittelt ggf. diese zurück.

Nur wenn auch in Schritt 3 kein relevanter AU-Zeitraum festgestellt werden konnte, erfolgt eine Rückmeldung mit Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“. Die Rückmeldung stellt für den Arbeitgeber eine Zwischennachricht dar, während die Krankenkasse für weitere 14 Tage regelmäßig prüft, ob entsprechende eAU-Daten eingehen. Ist dies der Fall, werden die Daten ohne erneute Aufforderung übermittelt.